Три варианта проведения совещаний стоя
Совещания стоя — это короткие встречи, которые команда проводит каждый день для контроля друг друга. Их еще называют ежедневными совещаниями, Scrum-совещаниями и, возможно, другими именами. Основной формат хорошо известен — это три вопроса:
- Что вы сделали с момента последней встречи?
- Над чем вы собираетесь работать?
- Есть какие-то препятствия или затруднения?
Тем не менее, несмотря на простое звучание формата есть много тонких деталей и возможных вариаций.
Рассмотрим для примера сами вопросы:
- «с момента последней встречи» в отличие от «вчера»: если встречи проходят каждый день, то разница может быть небольшой. Но еще существуют выходные, праздники и люди иногда пропускают собрания.
- «что вы сделали» в отличие от «над чем вы работаете»: это делает вопрос ориентированным на результат и множество людей с трудом на него отвечают, потому что во время работы над продуктом, бывает так что еще нет результата о котором можно было бы сказать «сделано». (Я обычно не использую подобное разграничение до тех пор пока команда и разработчики не продвинутся в разработке продукта настолько, что можно будет отвечать на этот вопрос. Преждевременное использование может негативно отразится на людях, потому что все будут отвечать «ничего».)
- «препятствия или затруднения»: препятствия ограничивают обсуждение только теми вещами, которые могут остановить работу, а используя термин затруднения мы спрашиваем о вещах замедляющих работу
Постановка этих трех вопросов каждый день может быть утомляющей и если вы иногда захотите видоизменять вопросы не трогая ключевых моментов, то я не против.
Менее известно то, что существует, по крайней мере, три варианта проведения совещания для задания этих вопросов.
На протяжении многих лет я задавал эти три вопроса в три этапа. У каждого сидящего возле доски (или если вы предпочитаете Канбан-доски или информационного табло или просто доски с задачами) я спрашивал, сначала у первого, человека «Что вы сделали?», затем у второго, затем у третьего и т.д.
После окончания этого этапа, я начинал второй с вопроса «Над чем вы работаете сегодня». Опять же, сначала у первого, потом у второго и т.д.
Последним этапом был тот на котором задавался вопрос «Есть какие-то препятствия или затруднения?»
Одна из модификаций заключается в том чтобы задавать третий вопрос всей группе сразу. Это может чуть-чуть ускорить совещание, даже несмотря на то что один человек может монополизировать обсуждение о препятствиях и затруднениях.
Второй вариант способа задавать вопросы (я думаю самый широкораспространенный) — это задавать все вопросы сразу в один этап. Так что первый разработчик монологом рассказывает о сделанном, текущей работе, препятствиях и затруднениях, затем о том же самом рассказывает второй разработчик и т.д.
Недавно я начал думать что этот формат проще, потому что чуть быстее, и как следствие проще проводить действительно короткие совещания. Но, на этой неделе я понял что это может быть ложная экономия.
Я провел несколько обучающих занятий по Scrum для швейцарской команды и остался для небольшого текущего инструктажа. Одной из проблем Scrum-мастера, которую я заметил, была его неспособность выявлять препятствия. Я стоял на их Scrum-совещании и слушал монологи, в которых люди говорили о препятствиях, которые не были четко идентифицированы как таковые. Они были «скрытыми».
Разделение трех вопросов на три раунда побуждает членов команды разделять свой «доклад» на три части: Достижения, Текущий процесс и Препятствия. Ну и к тому же достаточно просто выделить то что сделано, что в процессе и что замедляет работу.
Третий вариант проведения совещаний — — проводить их возле командной доски. Вместо того чтобы спрашивать каждого члена команды, вы указываете на карточку задачи на доске и говорите: «Кто работает над этой задачей? — Что здесь происходит?». Если задача в колонке «Сделано», то это (очевидно) — достижение (замечу что указывать нужно на те «готовые» карточки, которые перешли в эту категорию с момента последней встречи). Если задача находится в колонке «В процессе», то понятно что ведется работа и она заслуживает обсуждения
После того как обсуждение карточки заканчивается, необходимо задать два вопроса:
- «Есть кто-нибудь кто не высказался?» — это подходит для тех случаев когда два человека работают над одной и той же карточкой, и в таком случае они могут просто сказать «Согласен с Васей» («Я думаю так же как и Вася»). Если у кого-то есть что сказать по этому вопросу, тогда возможно должна быть еще одна карточка на доске. Почему член команды, работающий над чем-то другим, несогласен?
- «Препятствия или затруднения?» — который нужно обсуждать коллективно.
Этот формат хорошо работает в том случае если вся команда разделена на несколько групп, тесно работающих внутри себя, или если некоторые сотрудники работают удаленно, тогда у них может быть свой «представитель» на совещании.
Я не думал об этом подходе ничего особенного до тех пор пока несколько недель назад не прочитал Дэвида Андерсона (David Anderson). Он писал что его Канбан-команды приняли такой подход. Дэвид говорил что такой формат предпочтительнее для больших команд, поскольку один человек может говорить от лица всей группы. Ну и формально это упрощает работу с удаленными сотрудниками.
Наконец, есть серьезная проблема которуя я вижу при групповых докладах: отсутствие внимания.
Обычно, причиной этого является отсутствие достки, показывающей задачи (командной доски, Канбан-доски, информационного табло — я повторяю себя). Без доски с карточками задач, команде не хватает точки для концентрации внимания. Когда кто-то может указать на карточку (т.е. на какую-то часть общей работы) и сказать «Я сделал это», то это материализованное действие. Без такой возможности, члены команды должны говорить что-нибудь типа «Я работаю на фичей, которая бла-бла-бла-бла-… и …». При этом отнимается больше времени и теряется внимание.
Давайте внесем ясность: доска показывающая текущие задачи, концентрирует внимание на команде, ведущей доклад.
Моя швейцарская команда для этого хочет использовать электронные устройства. Я предложил им приобрести большой плазменный экран на стену для отображения статуса, и мне было бы интересно узнать как это работает в деле.
Оригинал: Allan Kelly — Three ways to run stand up metting